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Was macht einen guten Lizenzmanager aus?

    Sieben Skills, mit denen Sie Ihr Lizenzmanagement langfristig stÀrken

    Die Lizensierung von Software und deren Dokumentation steht in zahlreichen IT-Abteilungen nicht an der Tagesordnung. Viele Unternehmen scheitern bereits an der HĂŒrde, einen Verantwortlichen fĂŒr das Lizenzmanagement zu benennen. Dabei ist ein Lizenzmanager unabdingbar, wenn Sie hohe Kosten fĂŒr Nach- oder Überlizensierung beziehungsweise rechtliche Konsequenzen vermeiden wollen. Doch was sind eigentlich die Aufgaben eines Lizenzmanagers und welche Eigenschaften runden das Jobprofil ab? In vielen Stellenbeschreibungen herrscht kein Konsens ĂŒber die entsprechenden Qualifikationen, da es keine konkrete Ausbildung zum Lizenzmanager gibt. Umso wichtiger ist es, sich Gedanken ĂŒber eine Jobbeschreibung zu machen, sodass Ihre Unternehmenstechnologie inklusive Softwarelizenzen stets sicher und effizient verwaltet wird.

    Das Berufsbild des Lizenzmanagers war in der Wirtschaft lange Zeit nicht existent. In vielen klein- und mittelstĂ€ndischen Unternehmen ist das heute noch immer der Fall, da in diesen fĂŒr das Lizenzmanagement in der Regel der IT-Administrator verantwortlich ist. Dies fĂŒhrt jedoch hĂ€ufig zu einer VernachlĂ€ssigung des Themas, wodurch wiederum finanzielle und rechtliche Konsequenzen drohen. Erster Schritt fĂŒr FĂŒhrungskrĂ€fte ist es demnach, einen Lizenzverantwortlichen zu benennen. Der zweite Schritt ist eine klare Aufgabendefinition und die Bereitstellung der richtigen Werkzeuge wie einem ganzheitlichen SAM-Tool, sodass der jeweilige Mitarbeiter nicht sĂ€mtliche Release-StĂ€nde der eingesetzten Programme in einer Excel-Liste ĂŒberblicken muss.

    Lizenzmanager Artikel Deskcenter

    Die Aufgaben eines Lizenzmanagers sind vielfÀltiger als man denkt

    Ein Lizenzmanager verwaltet die Lizenzen der im Unternehmen eingesetzten Software? Richtig, doch die tatsĂ€chlichen Aufgaben eines Lizenzverantwortlichen gehen weit darĂŒber hinaus. Um seinen Verantwortungsbereich adĂ€quat auszufĂŒllen, muss ein Lizenzmanager die Softwarelizenzen nicht nur fĂŒhren und prĂŒfen, sondern auch optimieren und planen. Dazu gehören unter anderem die Abstimmung und Beratung mit den Mitarbeitern aus sĂ€mtlichen unternehmensinternen Fachabteilungen. Auch Preis- und Vertragsverhandlungen im Rahmen der Softwarebeschaffung stehen auf dem Plan eines Lizenzmanagers. DarĂŒber hinaus ist er fĂŒr das Management zahlreicher Daten verantwortlich, die zum Softwareeinkauf, zur Software-Konsolidierung und Lizensierung herangezogen werden. Auch die zentrale wie auch sichere Aufbewahrung der Lizenznachweise und die klare Definition von Lizensierungsregeln fallen in den Verantwortlichkeitsbereich eines Lizenzmanagers.

    Ein guter Lizenzmanager besitzt Organisations- und Kommunikationstalent

    Die klare Definition des Aufgabenbereichs eines Lizenzmanagers ist die halbe Miete. Damit jedoch die passenden Kandidaten fĂŒr die Stelle ausgewĂ€hlt werden, ist es von Vorteil, sich auch die nötigen Qualifikationen beziehungsweise Softskills eines Lizenzmanagers bewusst zu machen. Orientiert man sich an dem zuvor beschriebenen Jobprofil, kristallisieren sich klare Kriterien und StĂ€rken heraus. Ein guter Lizenzmanager benötigt dementsprechend:

    1. Software- und IT-Know-how

    FĂŒr die Position im Lizenzmanagement ist ein gewisses Software- und IT-VerstĂ€ndnis unumgĂ€nglich. Sicher können Lizenzmanagementposten auch von Mitarbeitern mit kaufmĂ€nnischem Hintergrund besetzt werden, jedoch sollten diese stets ĂŒber ein Basiswissen in Sachen Softwareinstallationen, SoftwarevertrĂ€ge, Softwareinventarisierung und IT-Strukturierung inklusive Workplaces, Server, Cloud-Technologien und mobile Devices verfĂŒgen.

    1. Organisationstalent

    Ein Lizenzmanager muss nicht nur Lizenzen ĂŒberblicken oder Rechnungs- und Zugangsdaten managen, auch die Softwarerecherche, die Einhaltung der Lizensierungsregeln und die Kommunikation mit der Managementebene fĂ€llt in seinen Verantwortungsbereich. Das erfordert ein gewisses Maß an Organisation, um stets die Kontrolle und die QualitĂ€t ĂŒber die eigenen Aufgaben sicherzustellen.

    IT-Manager Checkliste
    1. Strategisches Denken

    Braucht das Unternehmen diese oder jene Software wirklich? Welche Programme lassen sich zum Beispiel durch andere kompensieren, wie viele Lizenzen mĂŒssen zukĂŒnftig nachgekauft und welche Bereiche können kostensparend in die Cloud verschoben werden? Diese sowie viele weitere Fragen machen das strategische Ausmaß des Lizenzmanagements deutlich. Als Lizenzmanager gilt es, mit Hilfe von Übersichten und wissensbasierten Systemen den Einsatz und die Nutzungsrechte von Software zu optimieren, zu planen und langfristig den Unternehmensbetrieb zu stĂ€rken.

    1. Fundierte Kenntnisse ĂŒber den Unternehmensbetrieb

    Welche Software ist wo im Einsatz und welcher Kollege benötigt ein besonderes Programm zum Arbeiten? Ein guter Lizenzmanager kennt das Unternehmen, fĂŒr das er arbeitet und ist sich der alltĂ€glichen Aufgaben der einzelnen Fachabteilungen bewusst. Nur so kann er bedarfsgerecht Software einkaufen und strategisch den Workflow im Unternehmen sicherstellen.

    1. Wirtschaftliche Kompetenzen

    Beim Lizenzein- beziehungsweise -nachkauf ist es wichtig den besten Preis zu den besten Konditionen zu finden beziehungsweise herauszuschlagen. Einfach und schnell Softwarelizenzen zu kaufen, kann sich spĂ€ter mitunter teuer rĂ€chen. Dementsprechend ist fĂŒr die Aufgaben des Lizenzmanagers wirtschaftliches Geschick gefragt, um die Kosten fĂŒr die Softwarelizenzen, den Installationsaufwand und die Organisation der DatentrĂ€ger und LizenzschlĂŒssel gegeneinander abzuwĂ€gen und das bestmögliche Preis-LeistungsverhĂ€ltnis zu generieren.

    1. Kenntnisse im Vertragsmanagement

    Ein guter Lizenzmanager ist nicht nur im IT-, sondern auch im Vertragsmanagement zu Hause. Letzten Endes obliegt es seiner Verantwortung, die rechtlichen Risiken von Lizensierungen zu minimieren und hohe Kosten wegen Verletzung von Lizenzrichtlinien zu verhindern. DarĂŒber hinaus muss er Lizenznachweise und DatentrĂ€ger sicher und zentral aufbewahren, idealerweise nicht nur in einem feuerfesten Aktenschrank, sondern auch digital in einer Cloud.

    1. KommunikationsstÀrke

    Die Koordination mit anderen Fachabteilungen, die Preis- und Vertragsverhandlungen oder die Abstimmung mit der Managementebene: Als Lizenzmanager gibt es eine Menge zu besprechen. Dabei muss der Spagat zwischen der strategischen Ausrichtung des Unternehmens und dem Schubladendenken der einzelnen Fachabteilungen gelingen. FĂŒr diese HĂŒrde sind hohe kommunikative FĂ€higkeiten essenziell, sodass einer reibungslosen Lizenzplanung und -verwaltung im Sinne aller nichts mehr im Weg steht.

    Lizenzmanager und IT-Administrator arbeiten Hand in Hand

    Idealerweise arbeiten Lizenzmanager und IT-Administrator eng zusammen. Auf diese Weise können Inventarisierung, Softwareverteilung und Lizenzmanagement aufeinander abgestimmt und ein ganzheitliches IT-Assetmanagement realisiert werden. Ein guter Lizenzmanager tauscht sich daher regelmĂ€ĂŸig mit seinen Kollegen aus der IT-Abteilung aus. Nicht selten sind Lizenzmanager und IT-Administrator sogar ein und dieselbe Person. Dies funktioniert allerdings nur, wenn Prozesse und Regeln mit Hilfe einer Software-Asset-Management-Lösung automatisiert werden. Als Folge stehen Lizenzmetriken, Lizenztypen und der aktuelle Softwarebestand auf Knopfdruck bereit, anhand welcher die nĂ€chsten Investitionen und Strategien ausgearbeitet werden können.

    Autor: Benedikt Gasch, CTO DeskCenter Solutions AG

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