Was macht einen guten Lizenzmanager aus?

Sieben Skills, mit denen Sie Ihr Lizenzmanagement langfristig stärken

Die Lizensierung von Software und deren Dokumentation steht in zahlreichen IT-Abteilungen nicht an der Tagesordnung. Viele Unternehmen scheitern bereits an der Hürde, einen Verantwortlichen für das Lizenzmanagement zu benennen. Dabei ist ein Lizenzmanager unabdingbar, wenn Sie hohe Kosten für Nach- oder Überlizensierung beziehungsweise rechtliche Konsequenzen vermeiden wollen. Doch was sind eigentlich die Aufgaben eines Lizenzmanagers und welche Eigenschaften runden das Jobprofil ab? In vielen Stellenbeschreibungen herrscht kein Konsens über die entsprechenden Qualifikationen, da es keine konkrete Ausbildung zum Lizenzmanager gibt. Umso wichtiger ist es, sich Gedanken über eine Jobbeschreibung zu machen, sodass Ihre Unternehmenstechnologie inklusive Softwarelizenzen stets sicher und effizient verwaltet wird.

Lizenzmanager Artikel Deskcenter

Das Berufsbild des Lizenzmanagers war in der Wirtschaft lange Zeit nicht existent. In vielen klein- und mittelständischen Unternehmen ist das heute noch immer der Fall, da in diesen für das Lizenzmanagement in der Regel der IT-Administrator verantwortlich ist. Dies führt jedoch häufig zu einer Vernachlässigung des Themas, wodurch wiederum finanzielle und rechtliche Konsequenzen drohen. Erster Schritt für Führungskräfte ist es demnach, einen Lizenzverantwortlichen zu benennen. Der zweite Schritt ist eine klare Aufgabendefinition und die Bereitstellung der richtigen Werkzeuge wie einem ganzheitlichen SAM-Tool, sodass der jeweilige Mitarbeiter nicht sämtliche Release-Stände der eingesetzten Programme in einer Excel-Liste überblicken muss.

Die Aufgaben eines Lizenzmanagers sind vielfältiger als man denkt

Ein Lizenzmanager verwaltet die Lizenzen der im Unternehmen eingesetzten Software? Richtig, doch die tatsächlichen Aufgaben eines Lizenzverantwortlichen gehen weit darüber hinaus. Um seinen Verantwortungsbereich adäquat auszufüllen, muss ein Lizenzmanager die Softwarelizenzen nicht nur führen und prüfen, sondern auch optimieren und planen. Dazu gehören unter anderem die Abstimmung und Beratung mit den Mitarbeitern aus sämtlichen unternehmensinternen Fachabteilungen. Auch Preis- und Vertragsverhandlungen im Rahmen der Softwarebeschaffung stehen auf dem Plan eines Lizenzmanagers. Darüber hinaus ist er für das Management zahlreicher Daten verantwortlich, die zum Softwareeinkauf, zur Software-Konsolidierung und Lizensierung herangezogen werden. Auch die zentrale wie auch sichere Aufbewahrung der Lizenznachweise und die klare Definition von Lizensierungsregeln fallen in den Verantwortlichkeitsbereich eines Lizenzmanagers.

Ein guter Lizenzmanager besitzt Organisations- und Kommunikationstalent

Die klare Definition des Aufgabenbereichs eines Lizenzmanagers ist die halbe Miete. Damit jedoch die passenden Kandidaten für die Stelle ausgewählt werden, ist es von Vorteil, sich auch die nötigen Qualifikationen beziehungsweise Softskills eines Lizenzmanagers bewusst zu machen. Orientiert man sich an dem zuvor beschriebenen Jobprofil, kristallisieren sich klare Kriterien und Stärken heraus. Ein guter Lizenzmanager benötigt dementsprechend:

  1. 1. Software- und IT-Know-how

Für die Position im Lizenzmanagement ist ein gewisses Software- und IT-Verständnis unumgänglich. Sicher können Lizenzmanagementposten auch von Mitarbeitern mit kaufmännischem Hintergrund besetzt werden, jedoch sollten diese stets über ein Basiswissen in Sachen Softwareinstallationen, Softwareverträge, Softwareinventarisierung und IT-Strukturierung inklusive Workplaces, Server, Cloud-Technologien und mobile Devices verfügen.

  1. 2. Organisationstalent

Ein Lizenzmanager muss nicht nur Lizenzen überblicken oder Rechnungs- und Zugangsdaten managen, auch die Softwarerecherche, die Einhaltung der Lizensierungsregeln und die Kommunikation mit der Managementebene fällt in seinen Verantwortungsbereich. Das erfordert ein gewisses Maß an Organisation, um stets die Kontrolle und die Qualität über die eigenen Aufgaben sicherzustellen.

  1. 3. Strategisches Denken

Braucht das Unternehmen diese oder jene Software wirklich? Welche Programme lassen sich zum Beispiel durch andere kompensieren, wie viele Lizenzen müssen zukünftig nachgekauft und welche Bereiche können kostensparend in die Cloud verschoben werden? Diese sowie viele weitere Fragen machen das strategische Ausmaß des Lizenzmanagements deutlich. Als Lizenzmanager gilt es, mit Hilfe von Übersichten und wissensbasierten Systemen den Einsatz und die Nutzungsrechte von Software zu optimieren, zu planen und langfristig den Unternehmensbetrieb zu stärken.

  1. 4. Fundierte Kenntnisse über den Unternehmensbetrieb

Welche Software ist wo im Einsatz und welcher Kollege benötigt ein besonderes Programm zum Arbeiten? Ein guter Lizenzmanager kennt das Unternehmen, für das er arbeitet und ist sich der alltäglichen Aufgaben der einzelnen Fachabteilungen bewusst. Nur so kann er bedarfsgerecht Software einkaufen und strategisch den Workflow im Unternehmen sicherstellen.

  1. 5. Wirtschaftliche Kompetenzen

Beim Lizenzein- beziehungsweise -nachkauf ist es wichtig den besten Preis zu den besten Konditionen zu finden beziehungsweise herauszuschlagen. Einfach und schnell Softwarelizenzen zu kaufen, kann sich später mitunter teuer rächen. Dementsprechend ist für die Aufgaben des Lizenzmanagers wirtschaftliches Geschick gefragt, um die Kosten für die Softwarelizenzen, den Installationsaufwand und die Organisation der Datenträger und Lizenzschlüssel gegeneinander abzuwägen und das bestmögliche Preis-Leistungsverhältnis zu generieren.

  1. 6. Kenntnisse im Vertragsmanagement

Ein guter Lizenzmanager ist nicht nur im IT-, sondern auch im Vertragsmanagement zu Hause. Letzten Endes obliegt es seiner Verantwortung, die rechtlichen Risiken von Lizensierungen zu minimieren und hohe Kosten wegen Verletzung von Lizenzrichtlinien zu verhindern. Darüber hinaus muss er Lizenznachweise und Datenträger sicher und zentral aufbewahren, idealerweise nicht nur in einem feuerfesten Aktenschrank, sondern auch digital in einer Cloud.

  1. 7. Kommunikationsstärke

Die Koordination mit anderen Fachabteilungen, die Preis- und Vertragsverhandlungen oder die Abstimmung mit der Managementebene: Als Lizenzmanager gibt es eine Menge zu besprechen. Dabei muss der Spagat zwischen der strategischen Ausrichtung des Unternehmens und dem Schubladendenken der einzelnen Fachabteilungen gelingen. Für diese Hürde sind hohe kommunikative Fähigkeiten essenziell, sodass einer reibungslosen Lizenzplanung und -verwaltung im Sinne aller nichts mehr im Weg steht.

Lizenzmanager und IT-Administrator arbeiten Hand in Hand

Idealerweise arbeiten Lizenzmanager und IT-Administrator eng zusammen. Auf diese Weise können Inventarisierung, Softwareverteilung und Lizenzmanagement aufeinander abgestimmt und ein ganzheitliches IT-Asset-Management realisiert werden. Ein guter Lizenzmanager tauscht sich daher regelmäßig mit seinen Kollegen aus der IT-Abteilung aus. Nicht selten sind Lizenzmanager und IT-Administrator sogar ein und dieselbe Person. Dies funktioniert allerdings nur, wenn Prozesse und Regeln mit Hilfe einer Software-Asset-Management-Lösung automatisiert werden. Als Folge stehen Lizenzmetriken, Lizenztypen und der aktuelle Softwarebestand auf Knopfdruck bereit, anhand welcher die nächsten Investitionen und Strategien ausgearbeitet werden können.

Autor: Benedikt Gasch, CTO DeskCenter Solutions AG


Das könnte Sie auch noch interessieren

Dieser Artikel ist ein Fachbeitrag unseres CTO Benedikt Gasch und ist im Dezember 2019 im Fachmagazin „IT-Management“ erschienen. Lesen Sie jetzt weitere unserer Blog- und Fachartikel oder schauen Sie bei unserem Lizenzmanagementmodul vorbei, um Ihren Lizenzmanager effektiv zu entlasten.

Mobile Devices im Büro managen

0 341 / 39 29 60-0

IT-Support nutzen

Sie möchten mehr über Deskcenter erfahren?

Dann melden Sie sich einfach
per Telefon oder E-Mail.
Wir freuen uns von Ihnen zu hören!

E-Mail schreiben