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Was macht einen guten Lizenzmanager aus?

    Sieben Skills, mit denen Sie Ihr Lizenzmanagement langfristig st├Ąrken

    Die Lizensierung von Software und deren Dokumentation steht in zahlreichen IT-Abteilungen nicht an der Tagesordnung. Viele Unternehmen scheitern bereits an der H├╝rde, einen Verantwortlichen f├╝r das Lizenzmanagement zu benennen. Dabei ist ein Lizenzmanager unabdingbar, wenn Sie hohe Kosten f├╝r Nach- oder ├ťberlizensierung beziehungsweise rechtliche Konsequenzen vermeiden wollen. Doch was sind eigentlich die Aufgaben eines Lizenzmanagers und welche Eigenschaften runden das Jobprofil ab? In vielen Stellenbeschreibungen herrscht kein Konsens ├╝ber die entsprechenden Qualifikationen, da es keine konkrete Ausbildung zum Lizenzmanager gibt. Umso wichtiger ist es, sich Gedanken ├╝ber eine Jobbeschreibung zu machen, sodass Ihre Unternehmenstechnologie inklusive Softwarelizenzen stets sicher und effizient verwaltet wird.

    Das Berufsbild des Lizenzmanagers war in der Wirtschaft lange Zeit nicht existent. In vielen klein- und mittelst├Ąndischen Unternehmen ist das heute noch immer der Fall, da in diesen f├╝r das Lizenzmanagement in der Regel der IT-Administrator verantwortlich ist. Dies f├╝hrt jedoch h├Ąufig zu einer Vernachl├Ąssigung des Themas, wodurch wiederum finanzielle und rechtliche Konsequenzen drohen. Erster Schritt f├╝r F├╝hrungskr├Ąfte ist es demnach, einen Lizenzverantwortlichen zu benennen. Der zweite Schritt ist eine klare Aufgabendefinition und die Bereitstellung der richtigen Werkzeuge wie einem ganzheitlichen SAM-Tool, sodass der jeweilige Mitarbeiter nicht s├Ąmtliche Release-St├Ąnde der eingesetzten Programme in einer Excel-Liste ├╝berblicken muss.

    Lizenzmanager Artikel Deskcenter

    Die Aufgaben eines Lizenzmanagers sind vielf├Ąltiger als man denkt

    Ein Lizenzmanager verwaltet die Lizenzen der im Unternehmen eingesetzten Software? Richtig, doch die tats├Ąchlichen Aufgaben eines Lizenzverantwortlichen gehen weit dar├╝ber hinaus. Um seinen Verantwortungsbereich ad├Ąquat auszuf├╝llen, muss ein Lizenzmanager die Softwarelizenzen nicht nur f├╝hren und pr├╝fen, sondern auch optimieren und planen. Dazu geh├Âren unter anderem die Abstimmung und Beratung mit den Mitarbeitern aus s├Ąmtlichen unternehmensinternen Fachabteilungen. Auch Preis- und Vertragsverhandlungen im Rahmen der Softwarebeschaffung stehen auf dem Plan eines Lizenzmanagers. Dar├╝ber hinaus ist er f├╝r das Management zahlreicher Daten verantwortlich, die zum Softwareeinkauf, zur Software-Konsolidierung und Lizensierung herangezogen werden. Auch die zentrale wie auch sichere Aufbewahrung der Lizenznachweise und die klare Definition von Lizensierungsregeln fallen in den Verantwortlichkeitsbereich eines Lizenzmanagers.

    Ein guter Lizenzmanager besitzt Organisations- und Kommunikationstalent

    Die klare Definition des Aufgabenbereichs eines Lizenzmanagers ist die halbe Miete. Damit jedoch die passenden Kandidaten f├╝r die Stelle ausgew├Ąhlt werden, ist es von Vorteil, sich auch die n├Âtigen Qualifikationen beziehungsweise Softskills eines Lizenzmanagers bewusst zu machen. Orientiert man sich an dem zuvor beschriebenen Jobprofil, kristallisieren sich klare Kriterien und St├Ąrken heraus. Ein guter Lizenzmanager ben├Âtigt dementsprechend:

    1. Software- und IT-Know-how

    F├╝r die Position im Lizenzmanagement ist ein gewisses Software- und IT-Verst├Ąndnis unumg├Ąnglich. Sicher k├Ânnen Lizenzmanagementposten auch von Mitarbeitern mit kaufm├Ąnnischem Hintergrund besetzt werden, jedoch sollten diese stets ├╝ber ein Basiswissen in Sachen Softwareinstallationen, Softwarevertr├Ąge, Softwareinventarisierung und IT-Strukturierung inklusive Workplaces, Server, Cloud-Technologien und mobile Devices verf├╝gen.

    1. Organisationstalent

    Ein Lizenzmanager muss nicht nur Lizenzen ├╝berblicken oder Rechnungs- und Zugangsdaten managen, auch die Softwarerecherche, die Einhaltung der Lizensierungsregeln und die Kommunikation mit der Managementebene f├Ąllt in seinen Verantwortungsbereich. Das erfordert ein gewisses Ma├č an Organisation, um stets die Kontrolle und die Qualit├Ąt ├╝ber die eigenen Aufgaben sicherzustellen.

    IT-Manager Checkliste
    1. Strategisches Denken

    Braucht das Unternehmen diese oder jene Software wirklich? Welche Programme lassen sich zum Beispiel durch andere kompensieren, wie viele Lizenzen m├╝ssen zuk├╝nftig nachgekauft und welche Bereiche k├Ânnen kostensparend in die Cloud verschoben werden? Diese sowie viele weitere Fragen machen das strategische Ausma├č des Lizenzmanagements deutlich. Als Lizenzmanager gilt es, mit Hilfe von ├ťbersichten und wissensbasierten Systemen den Einsatz und die Nutzungsrechte von Software zu optimieren, zu planen und langfristig den Unternehmensbetrieb zu st├Ąrken.

    1. Fundierte Kenntnisse ├╝ber den Unternehmensbetrieb

    Welche Software ist wo im Einsatz und welcher Kollege ben├Âtigt ein besonderes Programm zum Arbeiten? Ein guter Lizenzmanager kennt das Unternehmen, f├╝r das er arbeitet und ist sich der allt├Ąglichen Aufgaben der einzelnen Fachabteilungen bewusst. Nur so kann er bedarfsgerecht Software einkaufen und strategisch den Workflow im Unternehmen sicherstellen.

    1. Wirtschaftliche Kompetenzen

    Beim Lizenzein- beziehungsweise -nachkauf ist es wichtig den besten Preis zu den besten Konditionen zu finden beziehungsweise herauszuschlagen. Einfach und schnell Softwarelizenzen zu kaufen, kann sich sp├Ąter mitunter teuer r├Ąchen. Dementsprechend ist f├╝r die Aufgaben des Lizenzmanagers wirtschaftliches Geschick gefragt, um die Kosten f├╝r die Softwarelizenzen, den Installationsaufwand und die Organisation der Datentr├Ąger und Lizenzschl├╝ssel gegeneinander abzuw├Ągen und das bestm├Âgliche Preis-Leistungsverh├Ąltnis zu generieren.

    1. Kenntnisse im Vertragsmanagement

    Ein guter Lizenzmanager ist nicht nur im IT-, sondern auch im Vertragsmanagement zu Hause. Letzten Endes obliegt es seiner Verantwortung, die rechtlichen Risiken von Lizensierungen zu minimieren und hohe Kosten wegen Verletzung von Lizenzrichtlinien zu verhindern. Dar├╝ber hinaus muss er Lizenznachweise und Datentr├Ąger sicher und zentral aufbewahren, idealerweise nicht nur in einem feuerfesten Aktenschrank, sondern auch digital in einer Cloud.

    1. Kommunikationsst├Ąrke

    Die Koordination mit anderen Fachabteilungen, die Preis- und Vertragsverhandlungen oder die Abstimmung mit der Managementebene: Als Lizenzmanager gibt es eine Menge zu besprechen. Dabei muss der Spagat zwischen der strategischen Ausrichtung des Unternehmens und dem Schubladendenken der einzelnen Fachabteilungen gelingen. F├╝r diese H├╝rde sind hohe kommunikative F├Ąhigkeiten essenziell, sodass einer reibungslosen Lizenzplanung und -verwaltung im Sinne aller nichts mehr im Weg steht.

    Lizenzmanager und IT-Administrator arbeiten Hand in Hand

    Idealerweise arbeiten Lizenzmanager und IT-Administrator eng zusammen. Auf diese Weise k├Ânnen Inventarisierung, Softwareverteilung und Lizenzmanagement aufeinander abgestimmt und ein ganzheitliches IT-Assetmanagement realisiert werden. Ein guter Lizenzmanager tauscht sich daher regelm├Ą├čig mit seinen Kollegen aus der IT-Abteilung aus. Nicht selten sind Lizenzmanager und IT-Administrator sogar ein und dieselbe Person. Dies funktioniert allerdings nur, wenn Prozesse und Regeln mit Hilfe einer Software-Asset-Management-L├Âsung automatisiert werden. Als Folge stehen Lizenzmetriken, Lizenztypen und der aktuelle Softwarebestand auf Knopfdruck bereit, anhand welcher die n├Ąchsten Investitionen und Strategien ausgearbeitet werden k├Ânnen.

    Autor: Benedikt Gasch, CTO DeskCenter Solutions AG

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