Gewusst wie:
So sichern Unternehmen ihr Lizenzmanagement

7 Eigenschaften, an denen CIOs einen guten Lizenzmanager erkennen

Wer seine genutzte Software unvollständig oder fehlerhaft erfasst und dokumentiert, riskiert rechtliche Konsequenzen – bis hin zu teuren Nachlizenzierungen. Aber auch durch überzählige Programme entstehen hohe Kosten, die ein Lizenzmanager leicht vermeiden könnte – wenn es ihn im Unternehmen denn gibt. Deskcenter, Softwarehersteller im Bereich IT Asset und Lifecycle Management, erläutert, welche Qualifikationen ein Lizenzmanager besitzen sollte, damit ein Unternehmen gut aufgestellt ist.

Selbst wenn es mittlerweile Studiengänge für Lizenzmanagement gibt: Ein allgemeingültiges Tätigkeitsprofil eines Lizenzmanagers existiert bisher nicht. Christoph Harvey, Vorstand bei der Deskcenter AG, rät daher:

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„Unternehmen sollten sich intensiv damit auseinandersetzen, welche Kriterien sie in die Stellenbeschreibung aufnehmen. Denn nur wenn Aufgabenbereich und Anforderungsprofil gut spezifiziert sind, gelingt es am Ende, Softwarelizenzen rechtssicher und effizient zu verwalten.“

Verwalten, koordinieren, verhandeln

Ein Lizenzmanager ist weit mehr als nur ein Buchhalter für alle im Unternehmen eingesetzten Softwarenutzungsrechte. Denn zusätzlich zur Dokumentation des Ist-Zustands optimiert er oder sie die Lizenzierung und plant für die Zukunft. Dazu stimmen gute Lizenzmanager mit den Fachabteilungen deren Bedarf ab und beraten, welches Lizenzmodell am passendsten ist. Sie führen Vertrags- und Preisverhandlungen bei der Neubeschaffung von Software und sorgen dafür, dass Lizenznachweise und Lizenzierungsregeln zentral und sicher vorgehalten werden.

Bei all dem unterstützt ein ganzheitliches Tool für das Software Asset Management (SAM). Denn dieses liefert einen tagesaktuellen Überblick zu sämtlichen Release-Ständen und allen damit verbundenen Lizenzen. Zudem speichert es alle zugehörigen Unterlagen. Ein weiterer Aufgabenblock besteht darin, die umfangreichen Daten zu managen, die beim Einkauf und der Konsolidierung von Software anfallen und für die Lizenzierung herangezogen werden.

Stark in Organisation und Kommunikation

Diese Tätigkeitsbeschreibung verdeutlicht: Wer für die Nutzungsrechte eines Unternehmens verantwortlich ist, braucht vielfältige Kenntnisse und Fähigkeiten. Die folgenden sieben Qualifikationen sollte ein Lizenzverantwortlicher deshalb unbedingt mitbringen:

  1. IT- und Software-Expertise

Ein kaufmännischer Hintergrund ist eine perfekte Basis für jeden Lizenzmanager respektive jede Lizenzmanagerin. Unabdingbar ist natürlich ein Händchen für IT und Software. Vor allem gehören solide Grundkenntnisse über Software-Installation, Inventarisierung und Vertragsgestaltung sowie über IT-Strukturen zum kleinen Einmaleins im Lizenzmanagement – einschließlich stationärer und mobiler Devices, Server- und Cloud-Technologien.

  1. Organisationsstärke

Wer für die Lizenzen eines Unternehmens verantwortlich ist, hält ständig mehrere Bälle in der Luft. So gilt es, Lizenzen, Rechnungen und Zugangsdaten zu verwalten, nach geeigneter Software zu recherchieren und gleichzeitig die Einhaltung der Lizenzierungsregeln verschiedenster Hersteller zu prüfen. Parallel laufen Gespräche mit den Fachabteilungen und der Managementebene. Organisationstalent ist hierbei vorteilhaft.

  1. Genaue Kenntnis der internen Abläufe

Beschaffung funktioniert dann gut, wenn der Einkäufer weiß, wer was wann wozu benötigt. Ein guter Lizenzverantwortlicher kennt sich deshalb mit den Abläufen im Unternehmen und den Aufgaben der Fachabteilungen im Detail aus. Er weiß, welche Software zu welchem Zweck genutzt wird und in welchen Bereichen spezielle Anforderungen bestehen. Nur so kann er anforderungsgerecht Software einkaufen und dazu beitragen, dass die Unternehmensprozesse reibungslos laufen.

  1. Weitblick und strategisches Handeln 

Aus dem Wissen um die internen Abläufe leitet ein Lizenzmanager seine Planung sowie Vorschläge für eine Optimierung ab. Zur Entscheidungsfindung bedient er sich wissensbasierter Systeme und Analysen. Dabei geht es nicht nur darum, ob bestimmte Anwendungen tatsächlich noch benötigt werden. Teilweise lassen sich Applikationen auch durch günstigere ersetzen oder kostensparend in die Cloud verschieben. Durch Weitblick, kombiniert mit strategischem Denken, tragen qualifizierte Lizenzverantwortliche zu einer optimierten Nutzung von Software bei und sichern damit den Unternehmensbetrieb.

  1. Erfahrung im Vertragsmanagement

Kernaufgabe ist natürlich die rechtskonforme Lizenzierung. Was zunächst banal klingt, hat für Unternehmen hohe wirtschaftliche Relevanz. Denn bei Verstößen gegen Lizenzrichtlinien drohen empfindliche Strafzahlungen. Deshalb sollten Lizenzverantwortliche auch im Vertragsmanagement erfahren sein. Zudem obliegt es ihrer Verantwortung, Datenträger und Lizenznachweise an einem zentralen Ort sicher zu verwahren. Profis nutzen dafür sowohl einen feuerfesten Schrank als auch eine digitale Ablage.

  1. Verhandlungsgeschick

Ziel jedes Kaufs ist es, das bestmögliche Preis-Leistungsverhältnis herauszuholen. Hierfür ist das wirtschaftliche Know-how des Lizenzmanagers gefragt. Neben den Kosten für Nutzungsrechte, Installation und Wartung gilt es auch den Aufwand für die Organisation der Datenträger sowie Lizenzschlüssel zu berücksichtigen. Denn am langen Ende sind nicht immer die auf den ersten Blick günstigsten Lizenzen auch die langfristig wirtschaftlichsten. Da ist es gut, wenn ein Lizenzverantwortlicher kaufmännisches Gespür und Verhandlungsgeschick mitbringt.

  1. Stark in Sachen Kommunikation

Ein Lizenzverantwortlicher steht täglich mit den verschiedensten Personen und Positionen im Austausch: von der Fachabteilung über das Management bis hin zum Softwareanbieter – überall ist seine Kommunikationsstärke gefragt. Mehr noch, zu seiner Rolle gehört auch das Vermitteln zwischen den spezifischen Bedürfnissen der Fachabteilungen und der strategischen Ausrichtung des gesamten Unternehmens.

Zwei im selben Boot: Lizenzmanager und IT-Administrator

 Lizenzmanagement und IT-Betrieb haben ein übergeordnetes, gemeinsames Interesse: die sichere, effektive Nutzung eingesetzter Applikationen als Teil eines ganzheitlichen IT-Managements. Dazu gehört neben dem Management der Software-Lizenzen auch die Inventarisierung sämtlicher Hardware und Software sowie die Softwareverteilung, das Patchmanagement und das Mobile Device Management.

In kleineren Unternehmen ist der Lizenzmanager häufig der IT-Administrator in Personalunion – und vice versa. Das ist nicht ideal, denn im hektischen Tagesgeschäft des IT-Betriebs rangieren andere Themen zwangsläufig an zweiter, dritter oder gar letzter Stelle. Dennoch kann dieser Ansatz funktionieren, wenn der oder die Mitarbeitende Unterstützung und Entlastung durch eine SAM-Lösung erfährt, die Prozesse und Regeln automatisiert. Sie liefert zudem auf Knopfdruck Informationen über Lizenzmetriken, Lizenztypen und den aktuellen Softwarebestand – die Basis für eine gesichertes Management und eine solide strategische Planung.


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Dieser Artikel ist ein Beitrag zu der Deskcenter Management Suite 11.0 im Juli 2021 im Fachmagazin „IT-Administrator“ erschienen. Lesen Sie jetzt weitere unserer Fach- und Blogbeiträge oder schauen Sie bei unserer Mobile Device Management Lösung vorbei, um Ihre mobilen Arbeitplätze sicher und compliant zu verwalten.

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