Home-Office ist hierzulande weniger die Regel, sondern eher die Ausnahme. Doch nicht in Zeiten des Coronavirus. Da wird die Ausnahme in groĂen Teilen des Landes zur Regel, denn viele IT-Abteilungen bekommen derzeit die Anweisung mehr ArbeitsplĂ€tze fĂŒr das Home-Office einzurichten. Auch bei Deskcenter haben wir aktuell auf Heimarbeit umgestellt und Schritt fĂŒr Schritt unsere IT ins HeimbĂŒro verlagert. Im Folgenden können Sie detailliert nachlesen, welche Herausforderungen uns beim „Home-Office einrichten“ begegnet sind und wie wir sie gelöst haben.
Home-Office einrichten â Viele Unternehmen hierzulande sind nicht vorbereitet
Arbeiten von zu Hause aus? Bei diesem Thema sind wir Deutschen eher mittelprĂ€chtig aufgestellt. Das ergab zumindest eine Studie des Instituts der deutschen Wirtschaft und auch die Studie des Instituts fĂŒr Arbeitsmarkt- und Berufsforschung: In Deutschland macht gerade einmal jeder zehnte Angestellte von der Option âHome-Officeâ Gebrauch.
Doch seit Anfang MĂ€rz 2020 ist alles anders. Viele Unternehmen sind gezwungen ihre Angestellten von zu Hause aus arbeiten zu lassen, um sie vor Corona zu schĂŒtzen und die AusgangsbeschrĂ€nkungen der Bundesregierung einzuhalten. Doch Fakt ist: Zahlreiche Unternehmen sind darauf gar nicht vorbereitet. Laut einer Umfrage des Bundesverband Digitale Wirtschaft von MĂ€rz 2020 sind knapp die HĂ€lfte der Unternehmen hierzulande noch nicht bereit fĂŒr Home-Office-ArbeitsplĂ€tze. Dementsprechend haben es IT-Administratoren in dieser Zeit besonders schwer, denn der organisatorische sowie technische Aufwand fĂŒr die Einrichtung mobiler EndgerĂ€te bleibt zu einem groĂen Teil an ihnen hĂ€ngen. Lesen Sie jetzt weiter und erfahren Sie, welche Herausforderungen wir zu meistern hatten, um unsere ArbeitsplĂ€tze fĂŒr das Home-Office einzurichten und welche Tipps unserer IT-Manager Robert fĂŒr Sie hat.
Herausforderungen beim âHome-Office einrichtenâ
Alle ArbeitsplĂ€tze so schnell wie möglich fĂŒr das Home-Office fit machen
Auch bei der Einrichtung mobiler ArbeitsplÀtze ist Zeit ein kostbares Gut. Diese konnten wir sparen, indem wir mit Hilfe unseres IT-Assetmanagements die Hardware jedes einzelnen Mitarbeiters abgerufen haben. Auf diese Weise sahen wir schnell, wer bereits mit der nötigen Technik ausgestattet ist und welcher Mitarbeiter in diesem Punkt noch Nachholbedarf hat.
Nicht alle Mitarbeiter sind mit Laptops ausgestattet
Bei der Analyse des aktuellen Hardwarebestandes kam heraus: Nicht jeder unserer Mitarbeiter verfĂŒgt ĂŒber einen Laptop. Daher hieĂ es zunĂ€chst, neue Laptops fĂŒr diejenigen zu besorgen, die noch keinen hatten. Da dank Deskcenter auch die LagerbestĂ€nde inventarisiert werden, konnten wir schnell den Bestand an Notebooks sichtbar machen und NachkĂ€ufe zu vermeiden.
Neue Laptops so schnell wie möglich einrichten
Die neuen Laptops mussten im Anschluss zeitnah mit standardisierten Betriebssystemen und Applikationen ausgestattet werden. Mit unserer IT-Management-Lösung, der Deskcenter Management Suite, konnte sowohl das Betriebssystem wie auch die relevanten Softwarepakete innerhalb weniger Stunden auf die GerÀte automatisiert ausgerollt und konfiguriert werden.
ZusÀtzlich Smartphones an Mitarbeiter ausgeben
Als wir unsere ArbeitsplĂ€tze fĂŒr das Home-Office eingerichtet haben, gehörte es dazu, zusĂ€tzlich Mitarbeiter mit Smartphones auszustatten. Diese EndgerĂ€te mussten ebenfalls standardisiert konfiguriert und mit betrieblichen Apps wie beispielsweise die Authentifizierungs-App fĂŒr den VPN-Client versorgt werden. Auch ein vorkonfigurierter E-Mail-Client und eine Instant-Messaging-Funktion durfte auf keinem betrieblichen Smartphone fehlen. Auch hier konnten wir unsere Mobile Device Management-Lösung einsetzen und diese aufwendigen Aufgaben automatisiert erledigen lassen.
Dokumentation der ausgegebenen Assets
AbschlieĂend galt es alle Assets mit Hilfe einer Inventarisierungslösung zu dokumentieren, sodass wir genau wissen, welcher Mitarbeiter welche GerĂ€te erhalten hat.
Herausforderungen nach dem Einrichten der Home-Offices
Einzelne Anfragen managen
Wir deklarierten den Service Desk als zentralen Single Point of Contact fĂŒr Service-Requests und Service-Incidents. Auf diese Weise werden Useranfragen per E-Mail oder ĂŒber das Webfrontend zentral erfasst und dank prĂ€ziser und dokumentierter Prozesse schnell bearbeitet. Ăberdies geht nichts unter und die User sehen zu jeder Zeit den Status ihrer Anfrage. Bei telefonischem Kontakt mit den Mitarbeitern ist eine schnelle Hilfe in Form von Remote-Support direkt aus dem Ticket möglich. Dadurch entfallen unnötige Fragen nach Rechnerbezeichnung oder Software, da der Softwarebestand und die Konfigurationen ĂŒbersichtlich bereitstehen. Somit wird unserem internen IT-Admin Zeit und Arbeit erspart.
Sicherheit der Home-Office-ArbeitsplÀtze
Auch im Home-Office gilt es, die IT-Sicherheit nicht zu vernachlĂ€ssigen. Eine tagesaktuelle Ăbersicht ĂŒber Microsoft- und non-Microsoft-PatchstĂ€nde ist ebenso wichtig wie die Möglichkeit eines hohen Automatisierungsgrades durch Software-Regeln und Patchmanagement-Regeln. Nach einem kurzen, erfolgreichen Testing können Patches dann an die entsprechenden Endpunkte per VPN-Verbindung oder ĂŒber die private Cloud verteilt werden. Dies zeigt deutlich: Egal, ob Clients im Unternehmen oder im Home-Office zum Einsatz kommen, IT-Security ist mit dem richtigen Werkzeug von ĂŒberall möglich.
Spezielle Anwendungen nachtrĂ€glich fĂŒr einzelne Mitarbeiter ausrollen
ZusĂ€tzliche Anwendungen haben wir im Selfserviceportal unseres Service Desk bereitgestellt. Dadurch konnten wir unsere IT-Abteilung entlasten, da die Software ad-hoc fĂŒr jeden Mitarbeiter jederzeit und ortsunabhĂ€ngig zur VerfĂŒgung steht und automatisiert auf den EndgerĂ€ten installiert wird.
Typische Fehlermeldung beim âHome-Office einrichtenâ â Zum Beispiel âVPN-Verbindung ist zu langsamâ
Beim Home-Office-Einrichten fĂŒr sĂ€mtliche Mitarbeiter, sind auch wir von Deskcenter leider nicht von Störungsmeldungen verschont geblieben. Die hĂ€ufigste Fehlermeldung war, dass die VPN-Verbindung zu langsam sei. Dieser Herausforderung stehen viele IT-Administratoren gegenĂŒber, wenn der gesamte Betrieb von zu Hause aus arbeitet. Jedoch konnten wir mit unserer Suite diesem Problem schnell Herr werden wie Robert berichtet:
Nach einer gezielten Analyse in der Phase des Problemmanagements konnte die Fehlerursache identifiziert und per Deployment eine Konfiguration fĂŒr die Clients ausgerollt werden. Im Anschluss folgte ein zweistufiges Testverfahren in der internen IT und im Consulting. Dank der Ăbersichtlichkeit im Bereich des Deployment Managements war ein Monitoring der Systeme mit der neuen Konfiguration sehr transparent. Durch die Architektur der Deskcenter Management Suite war nicht einmal eine VPN-Verbindung notwendig. Es genĂŒgte eine private Cloud, von der mit Hilfe des Deskcenter SDI Agenten und einem Repository (Verteiler), die Konfiguration geladen und automatisiert installiert wurde. Hier kam der Workflowdesigner zum Einsatz und mit relativ wenig Skripting konnte der Workflow modelliert und die Installation wie auch Registry und File-Operations ĂŒber den erstellten AusfĂŒhrungsplan durchgefĂŒhrt wurden. Die Benutzer selbst bekamen davon nichts mit, sondern spĂŒrten lediglich, dass die VPN-Verbindung erheblich schneller war.
Robert Bechler
IT-Admin der Deskcenter AG