¿Qué es exactamente la gestión de activos de TI?

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La gestión de activos de TI (ITAM) es otro término para la gestión del inventario de TI. Denota la gestión y la documentación detallada del inventario de hardware y software de una empresa, relaciones e interdependencias. Además del inventario y la gestión de los activos de TI, la ITAM también aporta valiosas contribuciones a las decisiones de compra e inversión, la definición y el desarrollo continuo de la estrategia básica de TI, la optimización continua del uso de los activos de TI y tiene un impacto significativo en casi todas las áreas de negocio. Lo ideal es que el ciclo de vida completo de un activo pueda ser mapeado con una solución de gestión de activos de TI eficiente para poder tomar decisiones tácticas y estratégicas de perspectiva.

ITAM en el mundo real

En Deskcenter hablamos regularmente con los clientes sobre lo que significa ITAM para ellos y si algo hemos aprendido es que los resultados requeridos son siempre poco claros y a menudo limitados. Esto no es solo una reflexión de nuestros clientes, sino que se dan cuenta de que hay mucha información que una solución ITAM eficaz pudiera proporcionar, lo que les permitiría estar más seguros de las decisiones que necesitan tomar. Por ejemplo, el cliente «X», una empresa con tres divisiones comerciales distintas, todas ellas gestionadas de forma independiente. Cuando hablamos con ellos por primera vez, su requisito era «entender» sus activos de software y cómo podíamos permitir la centralización de la adquisición de software para ahorrar y simplificar los procesos: adquisición, soporte, renovaciones, etc. A continuación, se realizó una prueba de concepto de dos semanas en la que llevamos a cabo un proceso de descubrimiento e inventario en 2 centros y 1.000 máquinas, el punto de partida de cualquier sistema ITAM. En concreto, se nos pidió que analizáramos la instalación y utilización de software por división, departamento y tipo de producto para responder a las preguntas de «¿qué tenemos, dónde está y dónde podemos ahorrar?»

Algunos programas informáticos no se habían utilizado: ¿había la posibilidad de retirarlos y dejarlos de usar (sin renovación) o de volver a adquirir la licencia (en lugar de comprar licencias adicionales)? Algunos programas informáticos tenían una licencia incorrecta; por ejemplo, eran gratuitos para uso privado y de pago en entornos comerciales. ¿Tenía el cliente la licencia correcta para la instalación que tenía?

Descubrir la necesidad

Los resultados del inventario proporcionaron una serie de puntos de orientación en los que el cliente podía investigar las posibilidades de ahorro, por ejemplo, lectores de PDF de 27 proveedores diferentes. La consolidación no sólo podría suponer un ahorro de costos en la compra y la renovación, sino que los costos de apoyo a los usuarios con menos tipos de aplicaciones podrían ser significativos. Algunos programas informáticos no se han utilizado: ¿existe la posibilidad de eliminarlos y dejar de utilizarlos (sin renovación) o de volver a adquirir la licencia (en lugar de comprar licencias adicionales)? Algunos programas informáticos tenían una licencia incorrecta; por ejemplo, eran gratuitos para uso privado y de pago en entornos comerciales. ¿Tenía el cliente la licencia correcta para la instalación que tenía?

Agregar valor como parte del servicio

Cualquier proceso de ITAM comienza con un descubrimiento y un inventario exhaustivos y precisos. Recogimos más de 2.500 puntos de datos (en cada endpoint) relacionados con el hardware y la infraestructura, junto con detalles de más de 1.200 aplicaciones únicas instaladas, lo que permitió realizar más análisis de forma sencilla y rápida. Además, el cliente no tuvo que realizar ningún trabajo adicional y, lo que es más importante, no afectó a la capacidad de los usuarios para realizar su trabajo. Se descubrieron 2191 aplicaciones únicas en más de 270 categorías.

¿Qué hemos descubierto?

Man with Glass

222 máquinas (22%) tenían una fecha de BIOS anterior a enero de 2015. Esto nos da una visión inicial de la edad de las máquinas, a partir de la cual una investigación más profunda de la información puede ayudar a informar sobre las decisiones de actualización, redistribución o sustitución. 142 equipos utilizaban algún tipo de almacenamiento extraíble: ¿se trata de un problema de seguridad o de GDPR? 219 máquinas siguen utilizando Windows 7, un sistema operativo que ya no es compatible. ¿Podría ser esto una amenaza para la seguridad? ¿Podrán estos dispositivos alojar y ejecutar nuevo software (dado que los desarrolladores están construyendo ahora para Windows 10)? 424 (42%) de los equipos tenían habilitadas cuentas de administrador local. Esto no solo podría ser un riesgo para la seguridad, sino que también permite "el shadow IT" y la instalación de software a nivel local.

¿Podría haber un riesgo de seguridad con estas instalaciones desconocidas, podría haber una implicación de licencia y cumplimiento? ¿Podría esto aumentar la carga de trabajo de los departamentos de asistencia al usuario cuando el software incompatible se ejecuta junto con las aplicaciones aprobadas por la empresa? El 9% de los productos de software identificados ya no contaban con el apoyo del proveedor y, en total, había 9565 instalaciones de esos productos sin apoyo. 42: el número medio de versiones de software incorrectamente parchadas por máquina en los datos de la muestra o, dicho de otro modo, 42.000 riesgos. 217 máquinas de una división (aproximadamente el 42%) tenían juegos instalados en sus equipos de escritorio, mientras que la otra organización había bloqueado todos los juegos. ¿Existe un riesgo de seguridad? ¿Un problema de productividad? 200 equipos parecían tener deshabilitadas las aplicaciones de seguridad de endpoints.

¡Decisiones, decisiones! ¡Resultados, resultados!

A partir de una simple solicitud de información precisa, ¿Acabamos de abrir una caja de pandora de problemas, cuestiones, riesgos, costos y trabajo? Si bien es cierto que posiblemente haya algunas verdades incómodas a partir de lo descubierto, existe una enorme oportunidad de racionalizar los costos, crear eficiencias y aumentar la productividad.
A partir de los datos recogidos, podemos ayudar al cliente a identificar qué software se utiliza realmente, garantizar que se licencie correctamente, que se optimice su uso y que se defina y comprenda el perfil de riesgo. También podemos permitir al cliente planificar el futuro, evaluando de forma proactiva el impacto de los nuevos sistemas que se están considerando: capacidades de hardware, compatibilidades de software, requisitos de soporte, etc. Y lo que es más importante, este enfoque de ITAM y los datos que lo sustentan pueden actualizarse y gestionarse continuamente.

Una ITAM eficaz es un proceso continuo, ya que la infraestructura cambia constantemente. El nuevo hardware y software, los nuevos procesos de negocio, las actualizaciones de los sistemas y aplicaciones existentes, los que empiezan, los que se mudan y los que se van, todo ello contribuye a que sea imposible gobernar la TI desde un punto de datos estático y una visión puntual (normalmente histórica) del entorno.

De vuelta al mundo real

Los comentaristas del sector sugieren que, sin procesos eficaces de ITAM, las empresas gastan una media del 25% en TI y servicios asociados. Para este cliente, nuestros resultados iniciales muestran un ahorro potencial de 200.000 libras en costos de software sólo en el primer año. La eliminación del software no deseado y no soportado puede ahorrarles 70.000 libras esterlinas en costes de asistencia a los usuarios al año (eficiencia de la mesa de servicio). La automatización de las tareas repetitivas ha liberado 72 horas de trabajo a la semana en el equipo de soporte de TI (equivalente a 1,8 personas), mientras que al mismo tiempo contribuye a demostrar el cumplimiento de los clientes tanto de las normas de licencias de software como del cumplimiento legal, por ejemplo, el GDPR.

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