File and Contract Repository

Das Auffinden relevanter Informationen und Dokumente kostet die Mitarbeiter im Unternehmen viel Zeit. Noch kritischer verhält es sich bei der Wiederherstellung von produktionsrelevanten Systemen. Wenn Informationen nicht schnell auffindbar sind oder gar nicht zur Verfügung stehen, drohen Arbeitsausfälle und finanzielle Verluste.

Um diese Risiken zu minimieren bietet die DeskCenter Management Suite die Möglichkeit, Dokumente an den Stellen abzulegen an denen sie auch benötigt werden. Somit ist ein schneller und sicherer Zugriff auf alle wichtigen Informationen von überall auf der Welt gewährleistet.

Bereits im Basis Paket der DeskCenter Management Suite können Kauf- und Wartungsverträge mit Systemen, Komponenten und Lizenzen verbunden werden. Diese Dokumente werden jedoch nur im File-System gespeichert und nicht in der Datenbank hinterlegt.

Daher erweitert das Modul File and Contract Repository die Dokumentenverwaltung und ermöglicht ebenso das Erstellen eigener Dokumentenkategorien. Sie können für Systeme, Komponenten, Lizenzen und Benutzer beliebige Dateien und Verträge in der Datenbank speichern. Jedem Asset können beliebig viele Dokumente zugeordnet werden und mit jedem Dokument können beliebig viele Systeme, Komponenten und Benutzer verknüpft werden.

Dokumentenmanagement
Dokumentenmanagement
Dokumentenmanagement (2)
Dokumentenmanagement (2)
 
  • direktes Speichern aller Beschaffungsdokumente an den Systemen oder den Komponenten
  • Zugriff auf Eskalations- und Wiederherstellungspläne vom Datensatz aus
  • Verträge im Nur-Lese-Modus speichern
  • Bearbeiten von Daten als OLE-Objekt
  • Erfassen aus Dateien oder direkt von einem Scanner
  • Verknüpfen der Daten mit Systemen, Komponenten und Benutzern
  • Erfassen von Netzwerkplänen (Verknüpfung mit dem aktiven Netzwerkgerät)
  • Wartungs- und Supportverträge mit den zugehörigen Assets verknüpfen 
  • Dokumentationen zu Systemen oder Komponenten
  • Stellenbeschreibungen und Skill-Level für die Mitarbeiter in der IT-Abteilung
  • Protokolle über Zählerstände und Tonerverbrauch an den Druckern
  • rechtssichere Verwaltung von Lizenzverträgen
  • Unabhängigkeit von Netzlaufwerken
  • direkter Zugriff auf Lizenzdokumente, Verträge und Protokolle
  • schnelle und sichere Audits
  • benutzerspezifische Zertifikate

Um mit DeskCenter Verträge und Dokumente noch effizienter verwalten zu können, benötigen Sie das

Basis Paket    und das Modul

File and Contract Repository